multiinno1114171652013_IMG_1746

ห้องควบคุมระบบ

การควบคุมงานแบ่งได้เป็น 4 ประเภท

1. การควบคุมด้านปริมาณงาน (Quantity of Work) เป็นการควบคุมผลผลิตและการจำหน่ายหรือบริการเชิงประมาณว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ เช่น กำหนดเป้าหมายไว้ว่าจะผลิตสับปะรดกระป๋องให้ได้วันละ 5,000 กระป๋อง และจำหน่ายให้ได้ปีละ 1 ล้านกระป๋อง เป็นต้น

2. การควบคุมด้านคุณภาพงาน (Quanlity of Work) เป็นการควบคุมผลผลิตและการจำหน่ายหรือบริการเชิงคุณภาพว่าเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้หรือไม่

3. การควบคุมด้านเวลา (Time of Complete Work) เป็นการควบคุมการผลิตและการจำหน่ายหรือบริการ ตลอดจนการปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์การหรือหน่วยงานด้วย เช่น การผลิตได้ทันเวลาตามที่กำหนดไว้หรือไม่ และบุคลากรมาทำงานตามเวลาที่กำหนดไว้หรือไม่ มาสายหรือหนีงานบ้างหรือไม่

4. การควบคุมด้านค่าใช้จ่าย (Cost of Work) เป็นการควบคุมค่าใช้จ่ายต่างๆ ขององค์การ หรือหน่วยงาน เช่น ต้นทุนการผลิต ค่าใช้จ่ายในสำนักงาน ค่าใช้จ่ายในการขายหรือบริการและโฆษณา เป็นต้น

กระบวนการควบคุมงาน

กระบวนการควบคุมงาน (Process of control) จะต้องประกอบด้วยลักษณะสำคัญดังต่อไปนี้

1. การกำหนดเกณฑ์ และ มาตรฐานสำหรับการควบคุม คำว่า เกณฑ์สำหรับการควบคุมงาน หมายถึง แนวทางหรือหลักการที่ใช้ในการควบคุมพฤติกรรมของสมาชิกในองค์การ เช่นองค์การกำหนดหลักเกณฑ์ในการปฏิบัติงานของบุคลากรว่าเริ่มตั่งแต่ 8.30 น.ถึง 16.30 น. เป็นต้น
สำหรับมาตรฐาน หมายถึง แบบหรือเกณฑ์ที่ใช้วัดและเปรียบเทียบผลงานหรือผลิตผลได้ ซึ่งเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป เช่น พนักงานพิมพ์ดีดควรจะพิมพ์หนังสือได้วันละ15 หน้า จำนวน 15 หน้าเป็นเกณฑ์มาตรฐานที่ยอมรับกันโดยทั่วไป ดังนั้นอาจใช้มาตรฐานนี้เพื่อควบคุมการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่พิมพ์ดีดในหน่วยงานได้ เช่น พนักงานพิมพ์ดีดมาปฏิบัติงานตามเกณฑ์ข้างต้น คือ 8.30 น. – 16.30 น. แล้วพิมพ์ดีดได้กี่หน้า ถ้าพิมพ์ไม่ทันปริมาณงานมากเกินมาตรฐาน หน่วยงานอาจอนุมัติให้เพิ่มพนักงานได้ เป็นต้น

2. มีการวัดหรือนับผลการปฏิบัติงานที่ดำเนินไป เช่น นับว่าผู้ปฏิบัติงานคนหนึ่งคนปฏิบัติหรือผลิตสินค้าได้กี่หน่วยต่อชั่วโมง หรือต่อวัน การก่อสร้างสำเร็จไปแล้วกี่เปอร์เซ็น เป็นต้น

3. การเปรียบเทียบผลงานกับมาตรฐานที่กำหนดไว้ ในขั้นนี้เป็นการเปรียบเทียบการปฏิบัติงานกับมาตรฐานที่กำหนดไว้มีข้อแตกต่างกันอย่างไร ซึ่งจะต้องอาศัยการพิจารณาและตัดสินใจว่าข้อแตกต่างที่เกิดขึ้น และต่างจากมาตรฐานนั้น มีความสำคัญมากน้อยเพียงใด ถ้าหากเป็นกรณีที่มีความสำคัญเพียงเล็กน้อยก็ปล่อยให้ผ่านได้ แต่ถ้าเป็นการผิดพลาดที่ร้ายแรงก็ต้องดำเนินการประเมินผลงาน และหาทางแก้ไข

4. การประเมินผลงาน ขั้นนี้เป็นการพิจารณาคุณค่าของผลงาน ข้อแตกต่างระหว่างเกณฑ์มาตรฐานที่กำหนดไว้กับผลงานที่วัดได้ อาจเทียบเป็นตัวเงินว่าสูงกว่าเกณฑ์และมาตรฐานที่กำหนดไว้ หรือต่ำกว่าเกณฑ์และมาตรฐานที่กำหนดไว้เป็นมูลค่าเท่าใด บางกรณีอาจไม่สามารถกำหนดมูลค่าของผลงานที่คลาดเคลื่อนไปจากมาตรฐานได้ ก็ใช้วิธีประเมินว่าดี พอใช้ หรือใช้ได้

5. ปรับปรุงแก้ไขผลแตกต่างจากเกณฑ์และมาตรฐานให้ถูกต้อง หมายถึงกรณีการปฏิบัติงานนั้นมิได้เป็นไปตามเกณฑ์ และหรือมาตรฐานที่กำหนดไว้ก็จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาดังกล่าว โดยพิจารณาค้นหาสาเหตุและดำเนินการแก้ไขตามสาเหตุเหล่านั้น

มาตรการในการควบคุม

1 หน่วยงานราชการ เช่น กระทรวง ทบวง กรม อาจใช้มาตรการในการควบคุมงานดังนี้
1.1 การควบคุมงานของหน่วยราชการโดยใช้วิธีการบัญญัติเป็นกฎหมาย เช่น การจะใช้จ่ายงบประมาณในแต่ละปีให้เสนอตั้งเป็นพระราชบัญญัติงบประมาณปี… และการจะตั้งกระทรวง ทบวง กรม ขึ้นใหม่จะต้องตราเป็นพระราชบัญญัติ การจะตั้งกองใหม่หรือหน่วยงานใหม่ที่เทียบเท่ากองจะต้องตราเป็นพระราชกฤฎีกา เป็นต้น
1.2 การควบคุมงานของหน่วยราชการโดยการตั้งกระทู้ถามในรัฐสภา เช่น เกิดกรณีปัญหาโรคเอดส์ระบาดในประเทศไทย ส.ส. ในสภาฯ จะตั้งกระทู้ถามเจ้ากระทรวงที่รับผิดชอบให้ตอบในสภาฯ หรือตอบในราชกิจจานุเบกษาก็ได้ เป็นต้น
1.3 การควบคุมงานของหน่วยราชการโดยการเปิดอภิปรายในรัฐสภา เช่น กรณี “ไม้ซุงเป็นพิษ” ส.ส. ในสภาฯ ได้เปิดอภิปรายไม่ไว้วางใจรัฐมนตรีที่รับผิดชอบ จนต้องลาออกไป เป็นต้น
1.4 การควบคุมงานของหน่วยราชการโดยคณะกรรมการสภาฯ เช่น กรณี “รถเบ็นซ์แวน” คณะกรรมาธิการคมนาคม ได้เชิญอธิบดีกรมตำรวจและอธิบดีกรมสรรพากรชี้แจงกรณีที่เกิดขึ้น เป็นต้น
1.5 การควบคุมงานโดยหน่วยงานราชการด้วยกัน เช่น สำนักงาน ก.พ. สำนักงานป.ป.ป. สำนักงานงบประมาณ สำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน และกระทรวงทบวงกรมที่มีอำนาจหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง
1.6 การควบคุมโดยผู้ตรวจสอบภายใน เช่น เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบภายในของส่วนราชการนั้นๆ
1.7 การควบคุมโดยประชาชน เช่น การใช้สิทธิออกเสียงเลือกตั้ง ส.ส. เพื่อไปจัดตั้งรัฐบาลและควบคุมดูแลการบริหารงานของรัฐบาล และบางกรณีมีการร้องเรียนในกรณีที่เจ้าหน้าที่ ของรัฐประพฤติมิชอบ เป็นต้น

2. องค์การรัฐวิสาหกิจ เช่น การใช้ไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย และองค์การ ร.ส.พ.เป็นต้น การควบคุมงานนั้น อาจใช้มาตรการได้ ดังนี้
2.1 การควบคุมงานขององค์การรัฐวิสาหกิจ โดยสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ หรือ “สภาพัฒน์” เช่น ก่อนจะขยายงานใดๆ จะต้องผ่านการเห็นชอบจากสภาพัฒน์ก่อน (อาจก่อนหรือหลังเข้า ค.ร.ม. ก็ได้) ดังกรณีตัวอย่าง การจะสร้างเขื่อนน้ำโจน เป็นต้น
2.2 การควบคุมขององค์การรัฐวิสาหกิจโดยสำนักงบประมาณ เช่น การไฟฟ้า ฝ่ายผลิตจะขอตั้งงบประมาณประจำปีเสนอต่อสำนักงานงบประมาณ หรือก่อนจะจ่ายเงินหรือก่อหนี้ผูกพันได้ก็ต่อเมื่อได้รับอนุมัติงวดเงินแล้ว เป็นต้น
2.3 การควบคุมงานขององค์การรัฐวิสาหกิจโดยกระทรวงการคลัง ตามพระราชบัญญัติงบประมาณ พ.ศ. 2502 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม ซึ่งได้กำหนดให้รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคลัง มีอำนาจให้รัฐวิสาหกิจเสนอข้อเท็จจริงตามที่เห็นสมควร และมีอำนาจมอบหมายให้พนักงานเจ้าหน้าที่เข้าตรวจสอบสมุดบัญชี เอกสาร และหลัดฐานต่างๆ ได้ และพระราชบัญญัติเงินคงคลัง พ.ศ. 2419 ได้กำหนดให้รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคลังมีอำนาจกำหนดข้อบังคับการจ่ายเงิน การเก็บรักษาเงิน และการนำทุนหรือผลกำไรเข้าบัญชีเงินคงคลัง นอกจากนั้นกระทรวงการคลังได้ควบคุมรัฐวิสาหกิจอีกหลายด้าน เช่น กำหนดให้ผู้แทนกระทรวงการคลังเป็นกรรมการของรัฐวิสาหกิจ การจัดสรรกำไร และจ่ายโบนัสประจำปี จะต้องได้รับอนุมัติจากกระทรวงการคลังก่อนเป็นต้น
2.4 การควบคุมงานขององค์การรัฐวิสาหกิจโดยคณะรัฐมนตรี ได้แก่ การแต่งตั้งประธานกรรมการและการบริหารรัฐวิสาหกิจทุกแห่งต้องได้รับอนุมัติจาก ค.ร.ม. และการแต่งตั้งถอดถอนผู้ว่าราชการ ผู้อำนวยการหรือผู้จัดการรัฐวิสาหกิจ จะต้องได้รับความเห็นชอบจากคณะรัฐมนตรีก่อนด้วย
2.5 การควบคุมงานโดยระบบรัฐสภา เช่นเดียวกับการควบคุมหน่วยงานราชการ
2.6 การควบคุมงานขององค์การรัฐวิสาหกิจโดยรัฐมนตรี กฎหมายได้กำหนดให้รัฐมนตรีเจ้าสังกัด มีหน้าที่กำกับดูแลกิจการทั่วไปของรัฐวิสาหกิจที่อยู่ในสังกัดกระทรวงนั้นๆ
2.7 การควบคุมงานขององค์การรัฐวิสาหกิจโดยสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน สำนักงานฯ มีอำนาจตรวจสอบบัญชี และการเงินของรัฐวิสาหกิจทุกแห่ง

3. หน่วยงานธุรกิจเอกชน เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วน ห้างสรรพสินค้า ศูนย์การค้า และร้านค้า เป็นต้น อาจใช้มาตรการในการควบคุมงานดังนี้
3.1 หัวหน้าฝ่ายจัดซื้อมีอำนาจหน้าที่ควบคุมการจัดซื้อวัสดุครุภัณฑ์และสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพตามนโยบายของบริษัทหรือห้างฯ
3.2 หัวหน้าฝ่ายควบคุมสินค้าคงเหลือ มีอำนาจหน้าที่ควบคุมตรวจสอบสินค้าคงเหลือให้ถูกต้องตามความเป็นจริง
3.3 หัวหน้าฝ่ายการเจ้าหน้าที่ มีอำนาจหน้าที่ควบคุมดูแลการปฏิบัติงานของพนักงานเจ้าหน้าที่นับตั้งแต่การลงเวลามาปฏิบัติงาน ขณะปฏิบัติงาน เช่น การให้บริการลูกค้า การนั่งยืน ขณะปฏิบัติงาน การใช้เวลารับประทานอาหาร และการเข้าห้องน้ำของพนักงาน เป็นต้น
3.4 หัวหน้าฝ่ายการเงิน มีอำนาจหน้าที่ควบคุมดูแลการจ่ายเงินตามความเป็นจริงตามหลักฐานที่ถูกต้องและโดยสุจริต
3.5 หัวหน้าฝ่ายขายหรือแคชเชียร์ มีอำนาจหน้าที่ควบคุมดูแลการขายสินค้าและหรือให้บริการโดยใช้เครื่องลงทะเบียนเงินสด (Cash Register) มีการตรวขสอบรายการขายตามหลัดฐาน (Audit sheet) กับจำนวนเงินที่ปรากฏในแต่ละเครื่อง และทำรายงานสรุปยอดเพื่อนำเงินส่งธนาคารและส่งหลักฐานพร้อมต้นขั้วใบนำฝากให้ผู้ตรวจสอบภายในต่อไป
3.6 การประกันความซื่อสัตย์ของพนักงาน หน่วยงานธุรกิจเอกชน อาจให้มาตรการเรียกเงินประกันความซื่อสัตย์ของพนักงานไว้ก็เป็นมาตรการควบคุมงานได้วิธีหนึ่ง ถ้าผู้ใดทุจริตต่อบริษัทก็อาจริบเงินประกันนั้นไป
3.7 ผู้ตรวจสอบภายใน มีอำนาจหน้าที่ตรวจสอบหลักฐานและเอกสารต่างๆ ว่า สอดคล้องกันหรือไม่
3.8 ผู้ตรวจสอบบัญชี มีอำนาจหน้าที่ตรวจสอบและรับรองบัญชีของหน่วยงานธุรกิจเอกชนตามความเป็นจริง
3.9 คณะกรรมการบริหารหรือเจ้าของหน่วยงานธุรกิจเอกชน มีอำนาจหน้าที่ ตรวจสอบและควบคุมดูแลกิจการทั้งหมดของหน่วยงานนั้นๆ
3.10 หน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมทะเบียนการค้า ควบคุมดูแลการจดทะเบียน จัดตั้งห้างหุ้นส่วนจำกัด และบริษัทจำกัด จังหวัด/เขต และอำเภอ ควบคุมดูแลการจดทะเบียนการค้า กรมสรรพากร/เขต และอำเภอควบคุมดูแลการประเมินและการชำระภาษีรายได้ กรมโรงงานอุตสาหกรรม/เขต และอำเภอควบคุมดูแลการขออนุญาตจัดตั้งสถานประกอบการตามกฎหมาย

สรุปกฎของ PERT

1. การคำนวณหาระยะเวลาน้อยที่สุดที่งานจะแล้วเสร็จของแต่ละเหตุการณ์ (TE) ให้นำระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมในเหตุการณ์เดียวกันมารวมกัน ถ้ามีกิจกรรมคู่ขนานให้ใช้กิจกรรมที่มีระยะเวลามากกว่าเป็นหลัก

2. การคำนวณหาระยะเวลามากที่สุดที่งานจะแล้วเสร็จของแต่ละเหตุการณ์ (TL) ให้ถือเอาระยะเวลาที่ขวามือสุดเป็นหลัก และลบด้วยระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมย้อนกลับมาทางซ้ายมือ ถ้ากิจกรรมดังกล่าวมีระยะเวลาปฏิบัติต่างกันให้ใช้ระยะเวลาน้อยที่สุดมาลบออก

3. การคำนวณหาค่า slack หรือความแตกต่างระหว่าง TL กับ TE ให้ใช้ค่า TL เป็นหลักแล้วลบออกด้วยค่า TE

การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluatiun)

การประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นการติดตามวัดประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากรเพื่อตีค่าออกมาเป็นตัวเลข และนำมาประเมินหรือตีค่าว่าจะอยู่ระดับใด ดีมากหรือดีเท่าไร มีสิ่งใดจะต้องปรับปรุงแก้ไขหรือไม่ การประเมินผลการปฏิบัติงานยังช่วยให้สามารถพิจารณาความเหมาะสมของตัวบุคคลกับงานนั้นได้ นอกจากนั้นยังใช้เป็นเครื่องมือในการพิจารณาบำเหน็จตอบแทนความดีความชอบ หรืองดเลื่อนชั้นและขั้นเงินเดือนได้ด้วย วิธีการประเมินผลการปฏิบัติงานก็อาจทำได้หลายอย่าง ดังที่วุฒิชัย จำนงค์ (2514 : 151-152) ได้กล่าวไว้คือ

1. การใช้ระบบการเรียงลำดับผลงานด้วยคุณธรรม (Systematic Merit rating Procedures) เป็นการใช้อำนาจของผู้บังคับบัญชาในการพิจารณาปริมาณและคุณภาพของงานตามลำดับว่าจะดีเด่นเป็นพิเศษ ดี พอใช้ ไปจนถึงควรต้องปรับปรุง การเรียงลำดับนี้อาจใช้กับความสัมพันธ์ ต่อคนอื่นในที่ทำงาน ความจงรักภักดี และความร่วมมือร่วมใจกันทำงานเป็นต้น วิธีนี้เป็นที่นิยมใช้กันมากพอสมควรโดยที่เมื่อได้ผลสรุปการปฏิบัติงานของแต่ละคนมาแล้ว ก็นำมาเปรียบเทียบกันดูว่าใครที่จะเหนือกว่าใครอย่างไรในระดับลักษณะงานเดียวกัน

2. การใช้มาตรฐานการปฏิบัติงาน (Performance Standards) เป็นแบบที่มีระบบระเบียบดีและให้คุณค่าในการประเมินผลมาก กล่าวคือ การใช้มาตรฐานการปฏิบัติงานโดยที่ได้มีการจักทำมาตรฐานเอาไว้ล่วงหน้าทำให้ ทราบได้ว่างานแต่ละอย่างจะต้องปฏิบัติให้ได้ปริมาณและคุณภาพเพียงใด การเปรียบเทียบผลการปฏิบัติจริงกับมาตรฐานที่วางไว้สามารถให้คำตอบได้ทันทีถึงผลดีของการปฏิบัตินั้น มาตรฐานการปฏิบัติถือเป็นส่วนสำคัญยิ่งในการควบคุมเป้าหมายขององค์การ

3. ความเห็นของเพื่อนร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชา (Peer and Subordinateratings) ตามปกติการประเมินผลงานมักจะกระทำโดยการที่ผู้บังคับบัญชาทำการประเมินผลงานของลูกน้องผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง เพราะเชื่อกันว่า ผู้บังคับบัญชาเป็นผู้ที่รู้จักใกล้ชิดและสั่งงานลูกน้องแต่ในหลายกรณีที่การวัดผลโดยอาศัยความเห็นของเพื่อนร่วมงาน (ผู้ที่ทำงานในระดับเดียวกัน) และลูกน้องผู้ใต้บังคับบัญชา จะให้ประโยชน์มาก เช่น เมื่อต้องการจะปรับปรุงการจัดการของผู้บังคับบัญชาให้ดีขึ้น แต่กระนั้นก็ตามความเห็นของเพื่อนร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชาจะเป็นอันตรายต่อการประเมินผล ถ้าหากว่าเขาเหล่านั้นไม่เข้าใจนโยบายการตัดสินใจและความมุ่งหมายขององค์การ อาจก่อให้เกิดการบิดเบือนวิจารณญาณอันแท้จริงไปได้ ฝ่ายจัดการพึงระมัดระวังให้มากขึ้นถ้าหากจะใช้วิธีการประเมินผลแบบนี้ โดยที่จะต้องกำหนดเป้าหมายของการประเมินผลนี้ให้แน่นอนและชัดเจนว่าจะทำเพื่ออะไร และมีการตรวจสอบความคงเส้นคงวา (Consistency) ของความเห็นอย่างละเอียดด้วย

4. การประเมินค่าโดยกลุ่มหรือคณะกรรมการ (Group or committee appraisal) วิธีนี้เป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ทำงานโดยมีผู้บังคับบัญชาโดยตรงและผู้บังคับบัญชาชั้นสูงขึ้นไปอีกร่วมด้วย หรือไม่ก็เป็นการแต่งตั้งกรรมการขึ้นมาชุดหนึ่งเพื่อทำการประเมินผลการปฏิบัติงานนั้น ทั้งนี้ก็เพื่อยืนยันความถูกต้องแน่นอนของการประเมินผลให้ดีขึ้น ข้อบกพร่องอยู่ที่ว่าผู้บังคับบัญชาหรือกรรมการบางคนอาจไม่เคยเห็นสภาพการปฏิบัติงานจริงของผู้ถูกประเมินได้

           สรุป การควบคุมงาน เป็นการควบคุมดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามแผนและเป้าหมายหรือข้อตกลงตามที่กำหนดไว้หรือไม่ การควบคุมงานมีวัตถุประสงค์หลายประการได้แก่การรักษามาตรฐานของงาน การป้องกันรักษาทรัพย์สินขององค์การ การกำหนดขอบเขตของผู้ปฏิบัติงานและการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์การ

           การควบคุมงานมีทั้งด้านปริมาณ คุณภาพ เวลา และค่าใช้จ่าย โดยใช้หลักเกณฑ์ในการควบคุมงานที่เหมาะสม กระบวนการควบคุมงานจะต้องประกอบด้วยการกำหนดเกณฑ์และมาตรฐานสำหรับการควบคุม มีการวัดหรือนับผลการปฏิบัติงานที่ได้ดำเนินไปแล้วและนะไปเปรียบเทียบกับเกณฑ์และมาตรฐานที่กำหนดไว้ ย่อมจะทราบผลเพื่อเป็นข้อมูลในการปรับปรุงแก้ไขต่อไป องค์การย่อมใช้มาตรการและเทคนิควิธีที่เหมาะสมในการควบคุมงานขององค์การเพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้